La capacidad de manejar un gran volumen de datos resulta clave en la actualidad para garantizar el éxito de cualquier empresa.
Con ellos, las compañías buscan obtener una información valiosa para entender mejor el perfil, las necesidades y el sentir de sus clientes. Pero también para conocerse mejor a nivel interno, para poder implementar cada uno de sus procesos.
El objetivo, por lo tanto, no es luchar por obtener el mayor número de datos, sino que su fuente de ventaja competitiva residirá en la mayor capacidad que tengan para transformarlos, interpretarlos y analizarlos, para establecer estrategias que ayuden a mejorar al conjunto de la compañía.
Para ello, los cuadros de mando se han convertido en una herramienta muy valiosa para conseguir este objetivo.
Los cuadros de mando son una herramienta muy valiosa para mejorar la competitividad y la rentabilidad de la empresa.
A continuación, veremos qué es exactamente un cuadro de mando, cómo se organiza, cuáles son sus beneficios, y cómo puede ayudar a aumentar la productividad de una empresa.
¿Qué es un Cuadro de Mando Operativo?
Un cuadro de mando operativo es una herramienta fundamental para convertir los datos que figuran en los sistemas de las empresas en información útil, para una toma de decisiones ágil que mejore la competitividad y la rentabilidad de los diferentes negocios.
Gracias a ello, se puede establecer un control y obtener una imagen fija del desarrollo de los múltiples servicios y clientes que gestionan de un solo vistazo para que, en el caso de desviación de alguna de las variables, se pueda llevar a cabo alguna acción que la corrija.
¿Cómo se diseñan y cómo funcionan los Cuadros de Mando?
Te indicamos los pasos necesarios para definir con precisión un cuadro de mando.
1. Definición de los indicadores
Lo primero que se tiene que hacer es establecer los indicadores que van a entrar en juego para llevar a cabo el análisis de la actividad.
Se establecerán variables distintas dependiendo de la actividad a las que nos refiramos. No obstante, hay algunas de ellas que son comunes, y que podrían clasificarse en cuatro categorías, tal y como hacen desde el departamento de Excelencia Operacional de Grupo Norte:
- Personal: Presencia y absentismo, permisos retribuidos, horas sindicales, etc.
- Productividad
- Calidad
- Resultados: Ingresos, Mano de Obra Directa (MOD), compras y Margen Bruto.
2. Establecimiento de los objetivos
Se establecerán los objetivos que se quieren alcanzar por cada uno de los indicadores que se han presentado. Hay que recordar que es importante que estos objetivos respondan a los indicadores SMART para poder llevarlos a cabo:
- Específicos (Specific): que todos estén claramente definidos e identificados.
- Medibles (Measurable): que se puedan analizar.
- Alcanzables (Attainable): que los objetivos marcados sean factibles.
- Realistas (Realistic / Relevant): que sea posible lograr el nivel de cambio establecido.
Una vez identificadas esas metas, se deberán ligar a acciones y estrategias concretas de la empresa.
3. Medición, control y mejora continua
Después, se deberán medir las acciones llevadas a cabo, proponiendo sobre la marcha las medidas correctivas oportunas.
De este modo, se irán anotando los datos que se van obteniendo día a día en cada uno de los indicadores y la diferencia que existe entre los datos reales y los objetivos plasmados.
Beneficios de incluir un Cuadro de Mando Integral en la empresa
Aquellas empresas que implementen de manera adecuada un cuadro de mandos podrán beneficiarse de una serie de ventajas, como por ejemplo:
Mayor control e información de todos los servicios
Con los cuadros de mando se obtiene una visión del servicio desde distintas perspectivas, y permite compararlo de un solo vistazo.
Por otro lado, permite recoger gran cantidad de información muy valiosa a la hora de peritar servicios de la cartera de clientes.
La inclusión de cuadros de mando operativos en la empresa aporta mayor control e información de todos los servicios entre otros beneficios.
Clarificar la estrategia de la empresa y concretarla
Pasa de la mera declaración de intenciones a la definición de objetivos concretos, asociados a las acciones específicas para lograrlos. Por otro lado, facilita el proceso de definición de las actuaciones o acciones a llevar a cabo, simplificando, además, la implementación de las mismas.
Potencia el feedback, la comunicación interna y el aprendizaje
Permite generar iniciativas, dar y recibir feedback y adquirir conocimientos sobre cómo evoluciona el servicio y el nivel de cumplimiento respecto al plan estratégico previsto.
Se gana en inmediatez y flexibilidad
Según David Herrero, “este sistema se caracteriza por el dinamismo y la medición sistematizada y constante de indicadores para saber si están cumpliendo los objetivos previstos”. Así, en el caso de que se produzcan desviaciones, “se podrán poner en marcha correcciones de forma rápida y efectiva”, añade.
Se ayuda a potenciar la responsabilidad global e individual
Y también a ganar en coherencia interna, tanto a nivel de estrategia global corporativa como en las competencias y funciones de cada empleado.
Mejora de la productividad y de la posición competitiva de la organización
Al tener conocimiento de todas las áreas de mejora, se pueden aplicar cambios innovadores que impulsan la mejora de los procesos y de la productividad; lo que lleva a mejorar en definitiva, la posición competitiva del conjunto de la organización.
