¿Cuál es el mejor ERP para pymes?

Los productos clasificados en la categoría general de sistemas ERP son similares en muchos aspectos y ayudan a empresas de todos los tamaños a resolver sus problemas empresariales.

Sin embargo, las características de las pequeñas y medianas empresas (pymes) difieren de las empresas de otros tamaños, por lo que hemos querido poner a prueba estas soluciones de software para comprobar si se adaptan a sus circunstancias.

Contenidos del artículo

Los 5 mejores ERP para pymes

Analizamos a continuación los mejores ERP para pymes del mercado, analizados desde un punto de vista únicamente empresarial y desde nuestra experiencia. Este no es un artículo patrocinado y, por lo tanto, ninguna de las opciones que aquí se citan han pagado por estar en este listado. Tampoco tenga en cuenta el orden de aparición marcado en el ranking, puesto que cada solución puede adaptarse de manera distinta a diferentes tipologías de empresa.

En todo caso, estos son los software ERP que recomendamos para pequeñas empresas:

1. Cloud Gestión

Cloud Gestion cuenta con una serie de características y funciones que hacen que la gestión de su negocio sea mucho más fácil, sencilla y eficiente. Además de ser un programa de facturación y gestión online, con las enormes ventajas que ello conlleva, podemos hablar de algunas de sus características más importantes.

Con Cloud Gestion no sólo compras un programa de facturación, sino que adquieres una aplicación en la nube potente, flexible y fácil de usar que está en constante mejora, para adaptarse e incluso anticiparse a tus necesidades. El objetivo de Cloud Gestion es muy claro: ayudarle a simplificar y agilizar sus métodos de facturación, para que gane tiempo, organización, productividad y, por tanto, ahorro de costes para su empresa o negocio. Todo está pensado y desarrollado para que puedas hacer facturas online con la máxima fluidez y rapidez.

Entre sus principales ventajas figura la posibilidad de adquirir módulos verticales especializados por sectores (distribución, construcción, carpintería, instalaciones eléctricas, marketing, etc.), que incorporan funcionalidades especiales y muy útiles.

Sage-50c2. Sage 50cloud

Sage 50 se ofrece como una solución de contabilidad “plug-and-play” para las pequeñas empresas y las nuevas empresas. La solución incorpora varias características y funcionalidades contables importantes, a la vez que proporciona diferentes tipos de informes que puedes utilizar para reforzar tus decisiones empresariales. También incluye capacidades básicas de gestión de inventario.

Esto hace que Sage 50 sea una solución particularmente buena si usted opera desde una sola oficina y no se vería afectado por la funcionalidad basada en el escritorio.

La solución, como muchas otras soluciones ERP populares, se divide en varios módulos para diferentes áreas comerciales. La gestión de contabilidad y de inventario, que también se encuentra en Sage 50, son solo dos de estos módulos. Aparte de estos, también tiene módulos para gestión de proyectos, recursos humanos, compras y suministros, ventas, gestión de clientes, fabricación, inteligencia empresarial e informes, por nombrar algunos.

Sap-Business-One3. SAP Business One

Business One es el software ERP de SAP para pequeñas y medianas empresas (PYMES) que incorpora amplias funcionalidades, mejores prácticas y procesos específicos del sector. Se centra en los productos de consumo, la maquinaria y los componentes industriales, los servicios profesionales, la información minorista y la distribución mayorista.

Diseñado específicamente para escalar a medida que las pequeñas empresas crecen, las funciones principales de Business One incluyen ayudar a los usuarios a agilizar los procesos clave, obtener una mayor visión de sus negocios y tomar decisiones basadas en información en tiempo real para impulsar un crecimiento rentable.

SAP Business One ayuda a reducir los costes de gestión de una empresa y pretende ofrecer una funcionalidad integral, que incluye asistencia en finanzas, compras, inventario, ventas, gestión de proyectos, operaciones y relaciones con los clientes.

Una de las principales ventajas de este software es que toda la información crítica se captura y se muestra en una única solución a través de una sencilla interfaz. Los usuarios también pueden conectarse y ejecutar consultas de múltiples fuentes de datos al mismo tiempo, lo que les permite realizar varias tareas y simplificar la carga de trabajo.

Este software puede desplegarse en las instalaciones o en la nube y está integrado con un módulo de inteligencia empresarial que ofrece prácticos análisis. El precio se basa en el número de usuarios que un cliente tiene en el sistema en un momento dado.

Se trata de uno de los ERP para pequeñas empresas más completos. El único matiz que podemos establecer es que la curva de aprendizaje es superior a otros software.

4. Netsuite

Netsuite es un ERP en la nube de Oracle con un amplio abanico de funciones, que permite gestionar todas las actividades de tu empresa de forma unificada. Finanzas, contabilidad, relaciones con los clientes, inventario, compras, ventas y comercio electrónico: todos los datos están centralizados y accesibles en cualquier momento.

La visión de 360º le permite mejorar su rendimiento, agilizar sus procesos y ganar rapidez y precisión en la toma de decisiones. Flexible, Netsuite impulsa el crecimiento de su startup o PYME y le seguirá acompañando para afrontar sus retos futuros.

En la actualidad, NetSuite admite numerosas referencias en los sectores de software, servicios, comercio minorista, distribución, producción y organizaciones sin fines de lucro.

Odoo-logo5. Odoo: ERP gratuito para pymes

Odoo es un completo software de planificación de recursos empresariales (ERP) de código abierto compuesto por un conjunto integrado de módulos, que incluyen la gestión de las relaciones con los clientes (CRM), el comercio electrónico, la contabilidad, la facturación, la gestión de inventarios, la gestión de proyectos, la gestión de almacenes, la gestión financiera, la fabricación y las compras. Estos módulos tienen como objetivo comunicarse de manera eficiente y sin problemas entre sí para intercambiar información.

Odoo comprende más de 30 módulos principales que se actualizan regularmente. Además, hay más de 16.000 aplicaciones/plug-ins de terceros disponibles en su tienda de aplicaciones. Al ser un sistema modular, los clientes pueden empezar con un subconjunto de herramientas y añadir módulos según sus necesidades.

Anteriormente conocido como OpenERP, Odoo está disponible en la nube o puede descargarlo en local y puede ser utilizado por empresas de todos los tamaños. Al ser de código abierto, el software de Odoo es altamente personalizable. Los desarrolladores pueden acceder al código y modificarlo para realizar cambios en los módulos en función de los requisitos de una organización. Odoo también puede integrarse con otros sistemas, incluyendo procesadores de pago y sistemas de envío externos, como los de Amazon, eBay, UPS, FedEx y QuickBooks.

Odoo está disponible en dos versiones:

  • Odoo Community, que es gratuita e incluye acceso a un número limitado de aplicaciones (por ejemplo, CRM, Ventas).
  • Odoo Enterprise, que da acceso a todos los módulos e implementaciones.

También hay aplicaciones para iOS y Android en la versión de pago.

Definición de ERP – Enterprise Resource Planning

ERP es la abreviatura de Enterprise Resource Planning, traducida como planificación de recursos empresariales. El significado de ERP es, en resumen, una solución de software empresarial para controlar todos los procesos de una compañía. Se utilizan, por lo tanto, para controlar y gestionar de la mejor manera posible los recursos operacionales como el capital, el personal y los medios de producción.

En la práctica hablamos de un software ERP como una solución informática que, con el apoyo de tecnología de la información, ayuda a la empresa a hacer un seguimiento de los recursos y procesos comerciales existentes. La integración de la información en su totalidad reduce los tiempos de procesamiento de los diversos procesos y facilita la organización de los flujos de trabajo en la empresa.

¿Por qué utilizar un ERP para su PYME?

A medida que crecen, las pymes tienden a equipar a cada departamento con herramientas para gestionar sus necesidades específicas. ¿Resultado? Estamos siendo testigos de una acumulación de software que no se comunica entre sí. La información no es de fácil acceso, a veces se ingresa varias veces de diferentes maneras. Todo ello conlleva un importante riesgo de errores y una pérdida de tiempo, que puede minar la productividad de la empresa.

Al utilizar un ERP en su PYME:

  • Optimiza sus procesos de gestión gracias a la centralización de la gestión de datos.
  • La información es coherente y está actualizada en todos los medios y sitios, para todos sus equipos.
  • El sistema de información es único e integrado.
  • Se facilita la comunicación, ya sea interna o externa.
  • Reduce los costos de gestión de la información.
  • Comenzar es más rápido: varios módulos para una ergonomía y un uso similares.
  • Aumenta la productividad.
  • Los costes y plazos de tu actividad están mejor controlados.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de los ERPs?

La competencia es cada vez más una cuestión de la correcta gestión del tiempo. No son los grandes los que se comen a los pequeños, sino los rápidos adelantan a los lentos.

Todos deberían ser conscientes de que un proyecto como la introducción de un sistema ERP puede tener desventajas además de los muchos efectos positivos. Una estrategia e implementación subdesarrolladas pueden generar costos no planificados, que pueden resultar para las pequeñas y medianas empresas.

Beneficios

Los sistemas ERP integrados fomentan el pensamiento de procesos entre los empleados, lo que simplifica la colaboración a través de los límites departamentales y supera las barreras.

Una solución ERP de alto rendimiento y adecuada proporciona una visión general del desarrollo actual de la empresa en todo momento y herramientas para una mayor competitividad.

  • Mayor automatización para tiempos de procesamiento más cortos y ahorros de costos.
  • Reducción de los plazos de entrega de los procesos.
  • Se evitan una mayor calidad de los datos, redundancias e inconsistencias.
  • Colaboración mejorada a través de los límites departamentales.
  • Flujo optimizado de información en la empresa.
  • Superar interfaces organizativas y técnicas.

Desventajas

Las desventajas también pueden surgir del uso de un sistema ERP, especialmente si no se pensó lo suficiente en los requisitos y la selección antes de la introducción.

Tales desventajas pueden ser:

  • Alto esfuerzo para la introducción de los datos.
  • Dependencia del fabricante.
  • Desmotivación de los empleados con sistemas complicados y poco amigables para el usuario.
  • Gran esfuerzo de personalización, formación y mantenimiento.
  • Alto esfuerzo para la integración de sistemas de terceros.

Software ERP para diferentes áreas de negocio

Cada vez más, las aplicaciones se están integrando en los programas de planificación de recursos empresariales a través de Internet (en la nube) o de la red de la empresa. Pueden ser, por ejemplo, módulos para la gestión de las relaciones con los clientes (conocidos como CRM) o aplicaciones para ampliar la creación de valor mediante el comercio electrónico y otros procesos.

Esquema ERP en sector industrial.
Esquema ERP en sector industrial.

El tamaño de la empresa suele determinar los requisitos del software de planificación de recursos empresariales. Las pequeñas y medianas empresas (PYMES), por ejemplo, no suelen tener módulos integrados de control y contabilidad. Además, existen numerosas soluciones industriales que se adaptan específicamente a las necesidades de las diferentes industrias, como por ejemplo:

  • ERP Contable: El sistema de planificación de los recursos empresariales apoya la contabilidad, presupuestación, gestión de riesgos, creación y evaluación de análisis y la presentación de informes.
  • Gestión de mercancías: en este apartado, el software ERP apoya la adquisición, determinación de las necesidades, almacenamiento y stock, procesamiento de pedidos, su disposición y valoración.
  • Investigación y desarrollo: apoya la gestión de los conocimientos, control presupuestario, evaluación de los proyectos, planificación de los recursos,  gestión de los hitos y de la información.
  • Ventas: El ERP soporta el control de las cotizaciones, procesamiento de pedidos, gestión de precios, entrada de mercancías, procesamiento de facturas o las previsiones de ventas.
  • Recursos Humanos: El ERP apoya la planificación de personal, su desarrollo, las tareas de contratación, el control de personal y la contabilidad de la nómina.

¿Qué funciones y características integran un sistema ERP?

Idealmente, un sistema ERP cubre todas las áreas de la empresa. Si observa más de cerca, por un lado, las divisiones de la empresa se pueden dividir en departamentos específicos, cada uno de los cuales tiene sus propias tareas que realizar. Por otro lado, representan áreas transversales transversales que proporcionan recursos para todos los departamentos y áreas especializadas.

Un sistema ERP se compone de varios módulos, como gestión de materiales, CRM, contabilidad financiera o ventas. Todos cuentan con la misma base de datos y se comunican entre sí. De hecho, una parte fundamental de un sistema ERP es su capacidad integradora, con la que representa a la empresa como un todo, tanto en las funciones básicas transversales como en los departamentos especializados o áreas funcionales.

Entre las funciones incorporadas habitualmente en un ERP podemos destacar:

Ventas y Marketing

Ventas tiene la tarea de ofrecer los servicios y productos de la compañía a los clientes y consumidores finales para su compra.

Debido a la presión de la competencia, la lealtad de los clientes tiene una importancia estratégica en este proceso. En este contexto, la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) está adquiriendo cada vez más importancia y se ha integrado como área funcional en la mayoría de los sistemas de planificación de los recursos institucionales. El departamento de ventas puede acceder a los datos de la tramitación de pedidos y así obtener continuamente información sobre el estado actual de las relaciones con los clientes existentes.

  • Relaciones intensivas con los clientes
  • Análisis de ventas
  • Preparación de citas

Administración de materiales

La gestión de materiales se centra en la planificación, administración y control de todos los movimientos de materiales dentro de una empresa y entre la empresa y otras entidades comerciales como clientes y proveedores.

El término “material” se define de manera amplia e incluye tanto los bienes adquiridos para su reventa como las materias primas y los productos semiacabados que se necesitan para la producción.

Deben adquirirse, almacenarse y planificarse de manera que estén disponibles en cantidad suficiente, con la calidad requerida, en el momento y el lugar adecuados.

  • Reducir el inventario
  • Acorta los tiempos de entrega
  • Optimizar la capacidad de entrega

Producción

La producción describe el proceso de transformación de las materias primas en bienes económicos por medio de la energía, los recursos y el trabajo humano.

A fin de encajar la producción con otras funciones importantes como las adquisiciones y las ventas, en el pasado se necesitaban complejas interfaces con otros sistemas. Gracias a los CRM, en cambio, todos los procesos se entrelazan y funcionan con una base de datos común.

La mayoría de los productos no consisten en una sola pieza, sino en varios componentes que se ensamblan según un esquema definido. Se utiliza una lista de materiales para comprobar la integridad de la producción y determinar los requisitos de la planificación de la producción. En un sistema ERP, se descarta el almacenamiento múltiple de datos de listas de materiales relacionados con el producto, lo que simplifica la función y evita errores.

  • Planificación de la producción
  • Control de producción
  • Lista actualizada de materiales

Finanzas y contabilidad

Registra y supervisa todas las corrientes de dinero y servicios que surgen como resultado de los procesos operacionales.

Mientras que la contabilidad interna se ocupa del control, el cálculo de costos por actividades y los centros de costes, la contabilidad financiera representa la situación financiera de la empresa en el exterior. Esto incluye todas las tareas de contabilidad y teneduría de libros como los estados financieros anuales, el estado de pérdidas y ganancias y el estado de flujo de caja.

Los programas de finanzas y contabilidad están disponibles como módulos en la mayoría de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), porque los requisitos de las industrias individuales son bastante diferentes. El tamaño de la compañía también juega un papel importante.

  • Administrar los elementos abiertos
  • gestión de la liquidez
  • planificación presupuestaria/financiera

Control Estratégico

El control es una función de la dirección de la empresa y realiza tareas coordinación que involucran a todas las áreas, aunque se centra principalmente en las finanzas. También se conoce como control operativo.

Aquí, el foco está en la liquidez, rentabilidad y eficiencia económica. La gestión inteligente de los presupuestos y la optimización de los flujos financieros pueden contribuir a garantizar que una empresa siga siendo capaz de funcionar de manera rentable incluso en caso de disminución de las ventas.

El control estratégico, por otra parte, se ocupa de salvaguardar el potencial existente y de desarrollar nuevos potenciales dentro de la empresa. Esto se hace definiendo objetivos, analizando las oportunidades y los riesgos, e identificando los puntos fuertes y débiles. Todo el entorno corporativo está incluido en el análisis.

  • Control del logro de los objetivos
  • Reducir los costos
  • Aumentar el capital

Gestión de los recursos humanos

La gestión del personal es una de las tareas centrales de la gestión empresarial. Además de la administración de personal, planificación de las necesidades de personal y  contratación de personal son el centro de un sistema de información de personal integrado en el sistema de planificación de los recursos institucionales.

También se presta especial atención al desarrollo del personal, porque antes de considerar nuevas contrataciones, debe examinarse la medida en que los empleados existentes pueden ser calificados para nuevos requisitos y funciones en la empresa mediante medidas de perfeccionamiento, como el entrenamiento y la capacitación.

  • Nómina
  • Desarrollo del personal
  • Planificación de recursos de personal

Investigación y desarrollo

Las presiones competitivas obligan a las grandes empresas a reinvertir una parte de los beneficios empresariales en la investigación y el desarrollo de productos innovadores y nuevas tecnologías. Aunque la investigación es costosa, sus resultados explotables son uno de los recursos más importantes para asegurar el futuro de la empresa.

En este contexto, una amplia base de conocimientos de los procesos y desarrollos actuales en la investigación propia de la empresa es elemental para un sistema ERP.

La planificación de los recursos de la empresa no sólo debe incluir los recursos materiales sino también los recursos ideales para poder reconocer todos los potenciales de la empresa y tenerlos en cuenta en la planificación empresarial.

En comparación con las grandes empresas con miles de empleados, la investigación como área independiente no suele desempeñar un papel importante en las PYMES.

  • Análisis utilizables
  • Gestión de errores
  • Garantía de calidad

Gestión de datos maestros

La gestión centralizada de datos maestros es uno de los grandes puntos fuertes de un sistema de planificación ERP. Garantiza la coherencia de las existencias de datos y, por lo tanto, un proceso operacional en gran medida sin problemas.

En las grandes empresas, en particular, se suelen utilizar diferentes sistemas en diversas áreas funcionales que se superponen. Por ejemplo, ventas, comercialización y el procesamiento de pedidos mantienen cada uno los mismos datos de los clientes en sus propios sistemas. Los inventarios de datos maestros son redundantes y se vuelven cada vez más inconsistentes con el tiempo. En algún momento, nadie en la empresa sabe exactamente qué datos de los clientes están realmente actualizados.

Además, hay mucha información adicional dispersa en muchos departamentos. La reconciliación de los datos se hace cada vez más difícil y costosa con el tiempo. El mantenimiento centralizado de los datos maestros internos en el sistema elimina las entradas múltiples superfluas y costosas de los mismos datos y mejora considerablemente la calidad de los datos.

  • No hay inconsistencias
  • Datos limpios y centrales

Gestión documental

A lo largo del tiempo, se generan innumerables documentos en una empresa. Además de la correspondencia y las facturas en papel, los documentos digitales como los correos electrónicos, los faxes, recibos y documentos contractuales también figuran entre los documentos que se registran y organizan mediante la gestión de documentos.

La gestión de documentos en el sentido más amplio también incluye todos los que se escanean y están disponibles en forma digitalizada. En un sistema de planificación de los recursos, todos estos documentos digitales se gestionan en una base de datos para que puedan ser indexados y buscados según cualquier criterio.

  • Archivo a prueba de auditoría
  • Seguridad jurídica
  • Claridad

Integración y manejo de un ERP

El almacenamiento en tiempo real de cantidades inimaginables de datos, su adquisición y análisis representa un serio desafío para los sistemas ERP en grandes empresas y corporaciones.

Aunque un sistema ERP consta de numerosos módulos de software, solo puede cumplir con su tarea en todas las industrias si los datos son claros y representan fielmente la imagen real de la empresa. La información se obtiene a partir de los datos y es el activo más valioso de una empresa, por eso los datos limpios y claros son importantes y de lo contrario pueden causar grandes daños y pérdidas por fricción. De ahí la importancia de que toda la organización se implique en la incorporación de datos fieles.

Como dicen los expertos en Marketing, Si entra basura, sale basura”. Solo los datos limpios garantizan resultados claros y significativos.

El objetivo a la hora de implantar un sistema ERP es la gestión integral de todos los recursos de la empresa con el fin de incrementar la eficiencia de los procesos operativos, independientemente de que se trate de una pequeña, mediana o gran empresa. De lo bien que esto funcione depende en gran medida de la precisión con que se definieron los objetivos y se preparó la implementación.

¿Cómo elegir el mejor programa ERP para nuestra empresa?

En vista de que existen alrededor de 300 soluciones estándar ERP diferentes y se estima que más de 1500 soluciones específicas de la industria para software empresarial, las empresas a menudo se enfrentan a la proverbial agonía de la elección.

Si se toma la decisión de introducir un nuevo sistema ERP, es recomendable formalizar el proceso. En esta fase, todo se reduce a formularse las preguntas correctas y el tiempo suficiente para obtener las respuestas correctas, en las que no solo debe participar la Dirección o la primera línea ejecutiva de la empresa, sino también otras personas responsables.

Los criterios individuales que se aplican a una empresa dependen, entre otras cosas, de si se opta por una solución local , es decir, una instalación permanente en el propio servidor de la empresa o una solución de software como servicio en la nube.

ERP por tamaño de empresa

  • Pequeños negocios
  • Mediana empresa
  • Grandes corporaciones

ERP basado en modelo operativo

  • ERP en las instalaciones
  • ERP en la nube
  • Modelo híbrido

Software ERP por industria

  • Servicio
  • Industria de Construcción
  • Industria de alimentos
  • Servicios financieros
  • Industria automotriz
  • y mucho más

¿Es mejor elegir un ERP Generalista o Específico por Sector?

Un requisito básico para una introducción exitosa es la disponibilidad de una hoja de especificaciones . Esto significa una lista de requisitos que también se puede crear como una tabla de Excel, por ejemplo. La empresa debe tener claro lo que quiere lograr con el sistema ERP y qué requisitos debe cumplir.

No solo deben tenerse en cuenta los deseos de los departamentos existentes, sino que también deben tenerse en cuenta los requisitos identificados de las áreas de responsabilidad futuras. Para las empresas en la fase de puesta en marcha, el plan de negocio puede proporcionar importantes pilares de los que se pueden derivar procesos futuros.

Las soluciones de software ERP específicas de la industria se utilizan para que puedan realizar su tarea como instrumento de navegación y control de manera especialmente eficaz, incluso en entornos más complejos. Este tipo de programas ERP más especialistas se utilizan cada vez más, por ejemplo, en el comercio minorista, instituciones financieras y compañías de seguros y, sobre todo, en la industria.

ERP Generalistas

  • Amplia integración.
  • Adecuado para empresas más pequeñas y de nueva creación.
  • Baja complejidad.
  • Usos variables y bajos costes de formación.
  • Poca profundidad funcional.

ERP Específicos por industria

  • Integración profunda.
  • Adecuado para sectores como la industria del automóvil o la ingeniería mecánica, entidades financieras, seguros, marketing, etc.
  • Complejidad elevada.
  • Mayores costes de formación y curva de aprendizaje superior.
  • Funcionalidades adaptadas a cada empresa.

ERP en las pymes

Las grandes empresas y las corporaciones internacionales en particular han tenido la experiencia de que un sistema ERP puede ser la columna vertebral de toda la empresa . Pero lo que ahora es un estándar indispensable para las grandes y medianas empresas todavía está sujeto a ciertos interrogantes para muchas empresas del sector de las pymes.

En primer lugar, los procesos comerciales no suelen ser tan complejos como en las grandes corporaciones. Por otro lado, los recursos disponibles para la adquisición de software, el asesoramiento externo, el mantenimiento, la formación y las actualizaciones suelen ser muy limitados.

Consejo: cada vez más proveedores de soluciones en la nube ofrecen accesos de prueba temporal para que puedan conocer la solución ERP y probarla con datos de demostración o, idealmente, con datos reales.

Aunque las soluciones de software empresarial integrado ahora también se están abriendo camino en las pymes y se están utilizando con éxito, muchas empresas pequeñas todavía se hacen las siguientes preguntas: ¿Vale la pena el software empresarial integrado? ¿El software antiguo sigue cumpliendo su propósito?

Estas preguntas no son en absoluto absurdas. La conclusión, sin embargo, es que el acceso a los recursos de control y gestión empresarial significa un enorme impulso para la competitividad de los pequeños ‘David’, más ágiles en comparación con los robustos ‘Goliat’.

Fabricantes

También se ha producido un cambio con respecto a los fabricantes. Mientras que hasta hace unos años eran principalmente los fabricantes de hardware los que introducían los sistemas ERP en el mercado como una combinación de hardware y software, hoy son principalmente las empresas de software y los consultores quienes amplían la gama.

El mercado de ERP para grandes empresas y corporaciones está claramente dominado por tres empresas:

Instalaciones de la empres SAP en Walldorf, Alemania.
Instalaciones de la empres SAP en Walldorf, Alemania.
  • SAP
  • Oracle
  • Microsoft

El mercado de empresas medianas, por otro lado, se distribuye entre un número mucho mayor de proveedores. Éstas incluyen:

  • Infor
  • Sage
  • IBM
  • IFS

¿Qué coste puede tener un sistema ERP?

Uno de los grandes objetivos al introducir sistemas ERP es el ahorro de costes a largo plazo. Sin embargo, en un primer momento, se debe invertir dinero para implementar la solución correspondiente en la empresa. El precio depende de varios factores:

  • Tamaño de la empresa
  • Requisitos para el software ERP
  • Modelo operativo

Muchas empresas cometen el error de presupuestar únicamente los costos externos. Sin embargo, debe tenerse en cuenta el uso de personal para la selección del sistema ERP. Incluso con la introducción hay costos como:

  • Servicios de consultoría
  • Formación
  • Mantenimiento del sistema ERP

Debido a los muchos factores que requieren el uso de software ERP, no existen cifras generalmente válidas en las que los costos tengan que ascender. En el mejor de los casos, existen pautas. Para las grandes empresas, los costes de un proyecto ERP de este tipo pueden superar el medio millón de euros, las empresas medianas deberían planificar un presupuesto de 5 cifras y en el caso de las empresas pequeñas, se pueden encontrar soluciones económicas a partir de 1.000 euros incluso.

La alternativa a estos elevados costes de inversión, especialmente para las pymes, son los modelos de alquiler de software (Software-as-a-Service), que suelen ofrecer los proveedores de software ERP basados ​​en la nube. Con esta forma de prestación, no hay costes de implementación elevados y la tarifa mensual para empresas más pequeñas ronda los 50 euros al mes por usuario .

¿Es el software de código abierto una alternativa económica?

Bajo ERP de código abierto se entiende el software ERP de código abierto cuyo código fuente es visible para todos. Según la definición estricta, el software de código abierto debe estar sujeto a una licencia que haya sido reconocida por la Open Source Initiative (OSI).

La diferencia entre el software ERP de código abierto y el software comercial es: El ERP de código abierto no tiene licencia . Debido a la baja especificación, el software ERP de código abierto siempre debe adaptarse a las necesidades del usuario antes de que pueda trabajar productivamente con el software. Aunque cualquier desarrollador puede realizar el desarrollo de la personalización, los usuarios suelen recurrir al equipo de desarrollo del proveedor.

La mayoría de las empresas que apuestan por este sistema, muchas veces se centran demasiado con no tener que pagar los derechos de licencia y se olvidan de los costos reales del alto nivel de supervisión.

¿Cuál es la vida útil del software ERP?

Los ciclos de cambio de software muestran cuánto tiempo las empresas se apegan a sus sistemas ERP antes de apostar a nuevas soluciones. Esto no significa un cambio de versión, sino un cambio a un sistema completamente nuevo. Y hay una clara conclusión analizando los datos: los ciclos de cambio de ERP tienden a acortarse  cada vez más.

Independientemente de si las empresas han estado acostumbradas a mapear sus procesos comerciales con el mismo sistema ERP durante 10 a 15 años, en promedio, un cambio a un nuevo software ERP se realiza en un intervalo mucho más corto que el último cambio.

Una de las principales razones es que cada vez son más las empresas que apuestan por soluciones ERP en la nube. A diferencia de las soluciones locales, que primero deben instalarse de manera compleja, el software ERP en la nube está listo para su uso inmediato.

Hay otros factores que ayudan a acortar los ciclos de cambio de ERP:

  • Transferencia de datos más fácil
  • Períodos de entrenamiento más cortos
  • Costos decrecientes

Los proveedores de soluciones ERP en la nube también crean incentivos adicionales para cambiar con modelos de precios atractivos.

Desarrollo histórico de los sistemas ERP

Las áreas funcionales individuales de la empresa, como la gestión de ventas, materiales y recursos humanos, operaron por separado durante mucho tiempo y se apoyaron en las llamadas soluciones de isla. El problema con esto era el procesamiento aislado de departamentos individuales, por lo que las inconsistencias y los despidos no eran infrecuentes. El desarrollo de sistemas ERP pudo contrarrestar esto. La interconexión de todos los procesos y procedimientos entre empresas facilita la división del trabajo.

Primeros ERP de la historia

Para ver el desarrollo del sistema ERP, hay que remontarse a algunas décadas. El ERP está hasta cierto punto en los genes de la industria, de tal forma que la optimización del proceso de fabricación formó el núcleo para el desarrollo de los sistemas ERP en la década de 1960.

Los precursores de los sistemas ERP actuales fueron los llamados sistemas MRP, que se utilizaron por primera vez en los años sesenta. Se utilizaron para respaldar la planificación de necesidades de materiales de manera estandarizada, como su nombre indica: MRP – Material Resource Planning.

El crecimiento de los años 80

En la década de 1980, estas soluciones se ampliaron para incluir funciones para la planificación de la producción, los llamados sistemas MRP II. Se agregaron cada vez más funciones, desde recursos humanos hasta CRM y logística. Históricamente, la producción, más en concreto la planificación de la producción, es una de las funciones originales del sistema ERP, que anteriormente se conocía mejor como PPS (sistema de planificación y control de la producción).

El primer ERP y su evolución

Hoy en día, los programas de computadora que apoyan estos procesos son en gran parte una parte integral de los sistemas ERP. Los sistemas PPS más antiguos para la planificación de la producción eran en su mayoría soluciones adaptadas a los requisitos especiales de producción y fueron reemplazados con el tiempo por soluciones estándar modulares y expandibles.

El término ERP fue acuñado en los años 90 por Gartner, el conocido proveedor de investigación y análisis de mercado, y hoy es el término genérico para muchos sistemas diferentes, incluida la planificación de materiales.

Los sistemas ERP modernos a menudo se denominan ERP II, la llamada segunda generación. Además de los procesos internos, también incluyen áreas entre empresas a lo largo de la cadena de valor y se basan en una arquitectura web. Funciones como la gestión de relaciones con el cliente (CRM) y la gestión de la cadena de suministro (SCM) están integradas en las funciones del sistema ERP. Esto permite incluir procesos, con independencia de que se desarrollen interna o externamente.

Popularización del sistema ERP

No fue hace tanto tiempo cuando los sistemas ERP eran solo una herramienta para grandes empresas y corporaciones. Incluso cuando los desarrolladores del software ERP abrieron a las empresas medianas como un nuevo grupo de usuarios mediante el desarrollo de sistemas más ágiles y escalables, las pequeñas empresas solo podían soñar con utilizar una herramienta de planificación y control totalmente integrada. El esfuerzo de implementación y apoyo aún era demasiado grande.

Pero aquí también el desarrollo no se ha detenido. El software actual es mucho menos complejo que, por ejemplo, los módulos R3 de SAP y ofrece posibilidades completamente nuevas, especialmente en forma de ERP en la nube . Es por eso que cada vez más pequeñas empresas están considerando el uso de software ERP, especialmente para funciones transversales como CRM, compras, ventas o contabilidad. Ahora existen poderosas soluciones ERP para pymes en el mercado, tanto  en premisa y  basado en la nube como software-as-a-service.

Los ERP se integran en la nube

Incluso si las soluciones mencionadas anteriormente pudieron reducir significativamente el umbral para el uso de un sistema ERP para muchas empresas pequeñas, un verdadero avance es el ERP desde la nube , que se ha ofrecido durante varios años.

ERP en la nube.
ERP en la nube.

Se trata de soluciones de software como servicio en las que el usuario puede acceder en línea a un paquete de software completamente funcional y utilizarlo para la planificación y el control de recursos. Independientemente de las industrias en las que el usuario esté activo, con el ERP en la nube, los costos se pueden calcular y controlar con mucha más precisión que los gastos de las soluciones locales.

Además, los proveedores de SaaS ofrecen soluciones sofisticadas y, a menudo, de varios niveles para la seguridad de los datos, que son muchas veces superiores al nivel de seguridad mantenido en la propia empresa.

El ERP desde la nube es todavía un tema relativamente joven y debe tener en cuenta los prejuicios , especialmente cuando se trata de la disponibilidad y seguridad de los datos . Para las pequeñas empresas que no pueden pagar el software, el hardware, y mucho menos un departamento de TI, puede ser la herramienta preferida por tres ventajas:

  • Costos calculables
  • Alta seguridad de datos
  • No se requiere un departamento de TI propio

ERP móvil: la empresa en su bolsillo

Además de la tendencia de software como servicio y ERP en la nubela informática móvil domina hoy la planificación de recursos empresariales. En empresas de todos los tamaños, con o sin departamento informático propio.

ERP móvil.
Dispositivos móviles con ERP.

El fenómeno BYOD (traiga su propio dispositivo) satisface la necesidad de muchos empleados y empresas de trabajar en sus dispositivos inteligentes de uso privado, ya sea un teléfono inteligente , una tableta o una computadora portátil , también en el trabajo y desde cualquier lugar 24 / 7 para poder acceder a los datos de la empresa y sus proyectos. De este modo, los sistemas ERP son cada vez más flexibles y pueden adaptarse e individualizarse con mayor precisión a sus propias necesidades, no solo en el sector de las pymes.

ERP social: las redes sociales como factor de información empresarial

El sistema ERP clásico era estático y estaba orientado a obtener información de procesos comerciales, bases de datos y análisis de datos. Los sistemas ERP de hoy están cada vez más orientados a sus usuarios. La integración de los elementos de las redes sociales lo transforma en una herramienta que también comprende la viva disposición y la capacidad de los empleados para interactuar como un proceso y recurso empresarial.

Twitter, Facebook y LinkedIn son los entornos de comunicación más usados por los empleados de la empresa. Las generaciones más jóvenes, en particular, han nacido en un mundo determinado por la tecnología y utilizan estas plataformas de forma natural. A menudo representan la forma preferida en que se genera, proporciona, intercambia y reenvía la información.

Cada vez más proveedores de ERP se están dando cuenta de esta tendencia e integran elementos de redes sociales en sus soluciones de software. La información se puede proporcionar de forma centralizada y distribuir en cualquier lugar, en cualquier momento, donde y cuando se necesite. La información personal de las redes sociales se puede integrar y recopilar en CRM, por ejemplo, para usarla como base para la creación de nuevas campañas.

Conclusión

Los sistemas ERP son programas integrados que se basan en la gestión centralizada de datos. Por lo tanto, la información fluye dentro de un proceso empresarial. Y la información es poder, mucho más en estos tiempos que vivimos donde el tiempo representa la diferencia entre empresas que llegan antes y las que se quedan rezagadas.

Por lo tanto, ¿resulta conveniente disponer de un sistema ERP en la empresa? La respuesta es sí, pero recuerde que existen muchos elementos a valorar antes de apostar por la mejor solución posible.

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