¿Qué es un ERP y para qué sirve? Ejemplos y funcionamiento

En el panorama empresarial contemporáneo, lograr eficiencia y optimización en los procesos resulta crucial para sostener la competitividad. Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales) desempeñan un papel fundamental en este contexto.

A lo largo de este artículo, examinaremos el concepto de ERP, sus ventajas clave, ejemplos en distintas industrias y mucho más. Profundicemos en la materia.

Definición de ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP es la abreviatura de Enterprise Resource Planning, traducida como planificación de recursos empresariales. El significado de ERP es, en resumen, una solución de software empresarial para controlar todos los procesos de una compañía. Se utilizan, por lo tanto, para controlar y gestionar de la mejor manera posible los recursos operacionales como el capital, el personal y los medios de producción.

En la práctica, un sistema ERP consiste en un software integrado que abarca todos los aspectos de la gestión empresarial, desde finanzas y contabilidad hasta producción, logística y recursos humanos. Su objetivo principal radica en optimizar la eficiencia y la toma de decisiones al centralizar la información y automatizar distintos procesos.

¿Para qué sirve un ERP?

Los sistemas ERP resultan esenciales en el ámbito empresarial actual, ya que proporcionan una visión global y en tiempo real del rendimiento y las operaciones de la compañía. Esto permite a las organizaciones identificar áreas de mejora, reducir costes y mejorar la eficiencia general del negocio.

Beneficios clave del ERP

Implementar un sistema ERP aporta numerosas ventajas a las organizaciones, entre las cuales destacan:

1. Centralización de la información: Facilita el acceso a datos actualizados y confiables en toda la empresa.
2. Automatización de procesos: Reduce la posibilidad de errores humanos y aumenta la eficiencia.
3. Toma de decisiones mejorada: Permite a los líderes empresariales basar sus decisiones en información en tiempo real y precisa.
4. Integración de departamentos: Fomenta la colaboración y la comunicación entre distintas áreas de la empresa.
5. Reducción de costes: Al mejorar la eficiencia y eliminar redundancias, los sistemas ERP contribuyen a disminuir los costes operativos.

Ejemplos de ERP en diferentes industrias

Los sistemas ERP se aplican en una amplia gama de industrias, incluyendo:

1. Manufactura: En este sector, los ERP permiten gestionar la cadena de suministro, controlar el inventario y coordinar la producción.
2. Logística y transporte: Los ERP facilitan la planificación y el seguimiento de envíos, la administración de almacenes y la gestión de rutas.
3. Sector financiero: En este ámbito, los sistemas ERP ayudan a gestionar cuentas, realizar análisis financieros y cumplir con normativas y regulaciones.
4. Servicios de salud: Los ERP en el sector sanitario pueden mejorar la gestión de pacientes, el control de inventario de medicamentos y equipos médicos y la planificación de recursos humanos.

Tipos de implementación de ERP

Existen tres opciones para llevar a cabo la implementación de un sistema ERP:

ERP en la nube

Los sistemas ERP en la nube se alojan en servidores remotos y se accede a ellos a través de internet. Este tipo de implementación presenta ventajas significativas, como:

• Menor inversión inicial: Dado que no es necesario adquirir y mantener hardware y software, la inversión inicial es menor en comparación con las soluciones on-premise.
• Escalabilidad: La capacidad de los sistemas ERP en la nube se puede ajustar fácilmente para adaptarse al crecimiento o la reducción de la empresa.
• Actualizaciones automáticas: Los proveedores de ERP en la nube gestionan las actualizaciones y mejoras del sistema, lo que garantiza que los usuarios dispongan siempre de la última versión y las nuevas funcionalidades.
• Acceso remoto: Los empleados pueden acceder al sistema ERP desde cualquier lugar con conexión a internet, lo que facilita el trabajo en remoto y la colaboración entre equipos ubicados en diferentes lugares.

Sin embargo, también hay desventajas en la implementación de un ERP en la nube, como la dependencia de la conexión a internet y la menor capacidad de personalización en comparación con las soluciones on-premise.

ERP on-premise

Los sistemas ERP on-premise se instalan y gestionan en los servidores y equipos de la propia empresa. Aunque requieren una mayor inversión inicial, ofrecen ventajas como:

• Control sobre la seguridad: Al gestionar los datos y la infraestructura internamente, las empresas tienen un mayor control sobre la seguridad y la protección de la información.
• Personalización: Los sistemas ERP on-premise suelen permitir una mayor personalización y adaptación a las necesidades específicas de la empresa.
• Integración con otros sistemas: La implementación on-premise facilita la integración con otros sistemas y aplicaciones internas, lo que puede ser especialmente útil en entornos empresariales complejos.

No obstante, las soluciones ERP on-premise también presentan desafíos, como el mantenimiento y la actualización del hardware y el software, la necesidad de un personal especializado para gestionar el sistema y un mayor tiempo de implementación.

ERP híbrido

El modelo híbrido de implementación de ERP combina elementos de los sistemas en la nube y on-premise. Esto permite a las empresas aprovechar las ventajas de ambos enfoques y adaptar la solución a sus necesidades específicas. Algunos de los beneficios de los sistemas ERP híbridos incluyen:

• Flexibilidad: Los sistemas ERP híbridos ofrecen la posibilidad de seleccionar qué módulos o funciones se alojan en la nube y cuáles se implementan de forma local, lo que permite a las empresas optimizar la solución según sus necesidades y prioridades.
• Control y seguridad: Las empresas pueden mantener ciertos datos y procesos sensibles en servidores locales, garantizando un mayor control y seguridad, mientras se benefician de las ventajas de la nube para otras áreas.
• Adaptabilidad: Los sistemas ERP híbridos pueden adaptarse a medida que cambian las necesidades y circunstancias de la empresa, lo que permite una mayor flexibilidad a largo plazo.

Al elegir el tipo de implementación de ERP más adecuado para una empresa, es fundamental evaluar las necesidades específicas, los recursos disponibles y los objetivos a largo plazo. Cada enfoque tiene sus propias ventajas y desventajas, y es importante sopesar cuidadosamente estas consideraciones antes de tomar una decisión.

¿Cómo funciona un ERP?

Un sistema ERP integra varios módulos que abarcan diferentes áreas de la gestión empresarial. Estos módulos se interconectan para compartir información y optimizar los procesos en toda la organización. Algunos módulos comunes incluyen finanzas, recursos humanos, producción, logística y atención al cliente.

Módulos de ERP más comunes

Los sistemas ERP suelen contar con una variedad de módulos para abordar distintos aspectos de la gestión empresarial. Entre los módulos más comunes, encontramos:

1. Finanzas: Gestionar cuentas por pagar, cuentas por cobrar, conciliaciones bancarias, presupuestos y análisis financieros.
2. Recursos Humanos: Administrar contrataciones, nóminas, capacitación, evaluación del desempeño y gestión de beneficios.
3. Producción: Planificar la producción, gestionar la cadena de suministro, controlar el inventario y coordinar la logística interna.
4. Ventas y Marketing: Manejar el proceso de ventas, gestionar la relación con los clientes (CRM), analizar la efectividad de las campañas de marketing y desarrollar estrategias comerciales.
5. Logística: Coordinar la distribución, el transporte y la gestión de almacenes, así como optimizar rutas y tiempos de entrega.
6. Atención al cliente: Facilitar la gestión de incidencias, el seguimiento de pedidos y la resolución de problemas.

¿Cómo se integra un ERP en la empresa?

Uno de los aspectos clave para el éxito de un sistema ERP es su capacidad para integrarse con otros sistemas y aplicaciones que la empresa ya esté utilizando. La integración de ERP permite a las organizaciones consolidar y compartir información entre diferentes departamentos y aplicaciones, lo que mejora la eficiencia y la toma de decisiones. Algunos aspectos clave para considerar al integrar un sistema ERP incluyen:

• Compatibilidad: Asegurarse de que el sistema ERP sea compatible con las aplicaciones y sistemas existentes en la empresa es fundamental para una integración exitosa.
• Proceso de integración: Es importante planificar y gestionar cuidadosamente el proceso de integración, incluida la migración de datos, la configuración de las conexiones entre sistemas y la capacitación del personal.
• Automatización: La integración de ERP puede permitir la automatización de procesos y flujos de trabajo entre sistemas, lo que mejora la eficiencia y reduce el riesgo de errores.

¿Cuánto cuesta un ERP?

La inversión en un sistema ERP puede ser significativa, y es importante comprender el costo total de propiedad (TCO) antes de tomar una decisión. Los costos asociados con un ERP pueden incluir:

• Costos de adquisición: La compra o suscripción de la solución ERP, incluyendo licencias de software y hardware, si corresponde.
• Costos de implementación: Los costos asociados con la instalación, configuración y puesta en marcha del sistema ERP, como la migración de datos y la personalización del sistema.
• Costos de operación: Los costos de mantenimiento, soporte y actualización del sistema ERP a lo largo de su vida útil, incluyendo personal especializado, infraestructura y energía.
• Costos de capacitación: Los costos de formación y desarrollo del personal para garantizar que puedan utilizar el sistema ERP de manera efectiva y eficiente.

Es crucial tener en cuenta estos costos al evaluar diferentes soluciones ERP y elegir la opción que mejor se adapte al presupuesto y las necesidades de la empresa.

Debido a los muchos factores que requieren el uso de software ERP, no existen cifras generalmente válidas en las que los costos tengan que ascender. En el mejor de los casos, existen pautas. Para las grandes empresas, los costes de un proyecto ERP de este tipo pueden superar el medio millón de euros, las empresas medianas deberían planificar un presupuesto de 5 cifras y en el caso de las empresas pequeñas, se pueden encontrar soluciones económicas a partir de 1.000 euros incluso.

La alternativa a estos elevados costes de inversión, especialmente para las pymes, son los modelos de alquiler de software (Software-as-a-Service), que suelen ofrecer los proveedores de software ERP basados ​​en la nube. Con esta forma de prestación, no hay costes de implementación elevados y la tarifa mensual para empresas más pequeñas ronda los 50 euros al mes por usuario .

¿Qué tipos de ERP existen en el mercado?

En vista de que existen alrededor de 300 soluciones estándar ERP diferentes y se estima que más de 1500 soluciones específicas de la industria para software empresarial, las empresas a menudo se enfrentan a la proverbial agonía de la elección.

Si se toma la decisión de introducir un nuevo sistema ERP, es recomendable formalizar el proceso. En esta fase, todo se reduce a formularse las preguntas correctas y el tiempo suficiente para obtener las respuestas correctas, en las que no solo debe participar la Dirección o la primera línea ejecutiva de la empresa, sino también otras personas responsables.

Los criterios individuales que se aplican a una empresa dependen, entre otras cosas, de si se opta por una solución local , es decir, una instalación permanente en el propio servidor de la empresa o una solución de software como servicio en la nube.

ERP por tamaño de empresa

• Pequeños negocios
• Mediana empresa
• Grandes corporaciones

ERP basado en modelo operativo

• ERP en las instalaciones
• ERP en la nube
• Modelo híbrido

Software ERP por industria

• Servicio
• Industria de Construcción
• Industria de alimentos
• Servicios financieros
• Industria automotriz
• y mucho más

¿Cuáles son los principales fabricantes de software ERP?

También se ha producido un cambio con respecto a los fabricantes de este tipo de software. Mientras que hasta hace unos años eran principalmente los fabricantes de hardware los que introducían los sistemas ERP en el mercado como una combinación de hardware y software, hoy son principalmente las empresas de software y los consultores quienes amplían la gama.

El mercado de ERP para grandes empresas y corporaciones está claramente dominado por tres empresas:

• SAP
• Oracle
• Microsoft

El mercado de empresas medianas, por otro lado, se distribuye entre un número mucho mayor de proveedores, entre los que se incluyen:

• Infor
• Sage
• IBM
• IFS

Historia del ERP: la rápida evolución del ERP

Los sistemas ERP surgieron en la década de 1970 como una evolución de los sistemas de planificación de los recursos de manufactura (MRP). Desde entonces, han experimentado una rápida evolución, incorporando nuevas funcionalidades y adaptándose a las necesidades de un entorno empresarial cada vez más globalizado y digitalizado.

El futuro del ERP

El futuro de los sistemas ERP apunta hacia una mayor integración con tecnologías emergentes como la inteligencia artificial, el internet de las cosas (IoT) y la analítica avanzada. Esto permitirá a las empresas anticiparse a las tendencias del mercado y mejorar aún más la eficiencia y la toma de decisiones.

Preguntas frecuentes sobre el ERP

A continuación, abordamos algunas de las preguntas más frecuentes en relación con los sistemas ERP:

1. ¿Cuál es la diferencia entre un sistema ERP y un software CRM? Un sistema ERP es una solución integral que abarca todos los aspectos de la gestión empresarial, mientras que un software CRM (Customer Relationship Management) se centra específicamente en la gestión de las relaciones con los clientes, las ventas y el marketing.
2. ¿Cuánto tiempo lleva implementar un sistema ERP? El tiempo requerido para implementar un sistema ERP varía según el tamaño de la empresa, el alcance de la implementación y el nivel de personalización necesario. En general, el proceso puede llevar desde unos pocos meses hasta más de un año.
3. ¿Es posible migrar de un sistema ERP antiguo a uno nuevo? Sí, es posible migrar de un sistema ERP antiguo a uno nuevo, aunque el proceso puede ser complejo y requiere una cuidadosa planificación y gestión del cambio. Es fundamental garantizar la compatibilidad entre los sistemas y asegurar la transferencia de datos sin pérdida de información.
4. ¿Cómo afecta la implementación de un ERP a los empleados? La implementación de un sistema ERP puede suponer cambios en los procesos y la forma de trabajo de los empleados. Es crucial ofrecer capacitación y soporte a lo largo del proceso de implementación y adaptación al nuevo sistema para garantizar su éxito.
5. ¿Cuál es la vida útil del software ERP? La vida útil del software ERP ha experimentado una disminución en los ciclos de cambio, debido principalmente al aumento en la adopción de soluciones ERP en la nube. Anteriormente, las empresas solían utilizar un sistema ERP durante 10 a 15 años, pero actualmente, el cambio a un nuevo software ERP ocurre en intervalos más cortos. Las razones para esta tendencia incluyen la facilidad de transferencia de datos, períodos de capacitación más breves y costos decrecientes en las soluciones basadas en la nube, las cuales están listas para su uso inmediato.
6. ¿Es mejor elegir un ERP Generalista o Específico por Sector? Al elegir entre un ERP generalista o uno específico por sector, considere que los ERP genéricos ofrecen amplia integración, son adecuados para empresas pequeñas y de nueva creación, tienen baja complejidad y costos de capacitación, pero poca profundidad funcional. Mientras tanto, los ERP específicos por industria proporcionan integración profunda, son adecuados para industrias especializadas, tienen mayor complejidad, mayores costos de capacitación y curva de aprendizaje, pero ofrecen funcionalidades adaptadas a cada empresa. Cree una lista de requisitos y considere tanto las necesidades actuales como las futuras para seleccionar la solución ERP que mejor se adapte a su empresa.

Conclusiones

Los sistemas ERP son una herramienta fundamental en el ámbito empresarial actual, ya que permiten optimizar la eficiencia, mejorar la toma de decisiones y reducir costes. Existen diversas opciones de implementación y una amplia gama de módulos disponibles para adaptarse a las necesidades de cada organización. Al elegir e implementar un sistema ERP, es esencial tener en cuenta factores como el tamaño de la empresa, el presupuesto y las necesidades específicas de cada organización.

Con este artículo, hemos abordado los aspectos clave relacionados con los sistemas ERP, desde su definición y ventajas hasta ejemplos de aplicación en diferentes industrias y opciones de implementación. Esperamos que esta información te haya sido útil y te ayude a tomar decisiones informadas sobre la adopción de un sistema ERP en tu empresa.